Gebėjimas teikti konstruktyvų grįžtamajį ryšį yra labai svarbus įgūdis efektyviam bendravimui. Jis ypač reikalingas vadovo darbe, kai reikia vertinti ir ugdyti darbuotojus.
Šiame straipsnyje detaliai aptarsime 6 žingsnius, kurie leidžia teikti konstruktyvų grįžtamąjį ryšį. Šie paprasti žingsniai užtikrins, kad jūsų grįžtamasis ryšys būtų priimtas palankiai ir skatintų tobulėti.
Pirmas žingsnis: išdėstykite, koks bus jūsų teikiamo grįžtamojo ryšio tikslas.
Pirmiausia, trumpai nusakykite pokalbio tikslą. Nurodykite, apie ką norėtumėte šnekėti ir kodėl tai yra svarbu. Kitas asmuo galės geriau suprasti, kaip vyks pokalbis. Jei asmuo pats prašė grįžtamojo ryšio, tikslo suformulavimas užtikrins, kad jūsų pokalbis vyks apie tai, ką asmuo nori sužinoti. Nepamirškite kalbėti aiškiai ir tiksliai.
Pavyzdžiui: “Man kelia susirūpinimą….”, “Manau, kad jums reiktų žinoti, kad….”, “Aš noriu aptarti…”, “Noriu pasidalinti mintimis apie…”.
Antras žingsnis: tiksliai nupasakokite, ką jūs pastebėjote.
Atsiminkite konkretų įvykį ar veiksmą, kad galėtumėte pasakyti, kada ir kur tai nutiko, kas tame dalyvavo ir kokie buvo to rezultatai. Išsakykite tik tai, ką jūs asmeniškai pastebėjote, nebandykite kalbėti už kitus. Nešnekėkite abstrakčiai – ką asmuo “visada” ar “įprastai” daro.
Pavyzdžiui: “Vakar po pietų, kai šnekėjote su klientais, pastebėjau, kad buvote linkęs kelti balsą”.
Trečias žingsnis: Apibūdinkite savo reakciją.
Paaiškinkite kito asmens elgesio pasekmes ir kaip jūs dėl to jaučiatės. Tuomet pateikite pavyzdžių, kaip tai paveikė jus ir kitus. Tai leis kitam asmeniui matyti ir suprasti, kokią įtaką jų veiksmai daro kitiems, komandai ir organizacijai.
Pavyzdžiui: “Personalo atstovas atrodė sutrikęs, o aš jaučiausi nesmagiai matydamas, kas vyksta”, “Rėkti ant darbuotojų šiame skyriuje nėra priimtina”.
Ketvirtas žingsnis: suteikite kitam asmeniui galimybę reaguoti.
Grįžtamajam ryšiui svarbu abipusis bendravimas, todėl nepamirškite išklausyti, ką kitas asmuo nori pasakyti. Padarykite pauzę ir žiūrėkite kitam asmeniui į akis, tuo parodydami, kad laukiate jo atsakymo. Jei asmuo nesiryžta atsakyti, užduokite atvirą klausimą.
Pavyzdžiui: “Ką jūs manote?”, “Kaip jūs suprantate šią situaciją?”, “Kaip jūs į tai reaguojate?”, “Sakykite, kokių jums kyla minčių?”.
Penktas žingsnis: pateikite konkrečius pasiūlymus.
Kai tik įmanoma, stenkitės pateikti pasiūlymus su praktiniais, įgyvendinamais pavyzdžiais. Siūlydami patarimus, parodysite, kad galvojate, kaip būtų galima pagerinti situaciją. Konstruktyvus grįžtamasis ryšys koncentruojasi į tobulėjimą ir ugdomąjį vadovavimą. Joel Peterson, JetBlue avialinijų pirmininkas, aptaria efektyvų grįžtamąjį ryšį ir pabrėžia, kad “jums reikia rūpintis asmeniu ir jo ugdymu.”.
Net jeigu asmenys įvykdo keliamus reikalavimus, jiems visada duos naudos tokie patarimai, kurie padės efektyviau dirbti!
Pavydžiui: “Kartais aš pasirašau sau priminimus, kad nepamirščiau, ką reikia padaryti, galbūt jums irgi tai padėtų”. Arba “Jeigu jūsų nedomina visos detalės, per kitą susitikimą užduokite klausimus tik apie tai, kas jus labiausiai sudomino”.
Šeštas žingsnis: apibendrinkite ir išreikškite savo paramą.
Reziumuokite būsimų veiksmų planą, o ne kito asmens elgesio trūkumus. Pabrėžkite pagrindinius dalykus, kuriuos tas asmuo galėtų daryti kitaip, ir kas leistų jam ugdyti savo įgūdžius. Visada svarbu pokalbį užbaigti teigiamais pastebėjimais ir išreikšti tikėjimą asmens gebėjimu pagerinti situaciją.
Pavyzdžiui: “Kaip minėjau, būdas, kuriuo grupė nusprendė paskirstyti skambučius, iš tiesų sumažino praleistų skambučių kiekį. Jūs sėkmingai išsprendėte sunkią problemą. Prašau ir kitą kartą imtis iniciatyvos sprendžiant tokias problemas”.
Apibendrindami galite išvengti nesusipratimų ir pasitikrinti, ar iš tiesų viskas, ką pasakėte, buvo aišku. Reziumavimas taip pat leidžia parodyti savo paramą kitam asmeniui ir yra efektyvus būdas pozityviai užbaigti pokalbį netgi tada, kai grįžtamasis ryšys yra naudojamas negatyviai situacijai aptarti.
Jei norite daugiau sužinoti apie grįžtamąjį ryšį ir jo teikimą – susisiekite su mumis!
